Projekt "Transfer-Pricing und Kalkulation von IT-Dienstleistungen"

Ausgangssituation:

Das Gesamtunternehmen hatte sich mittlerweile zum "Global Player" entwickelt. Das zentrale Group Center IT hat die "Core-Applikationen" u.a. für die Entwicklung, Logistik, Produktionssteuerung, Kalkulation, und viele andere in die ausländischen Standorte ausgerollt bzw. führte dies laufend durch. Die meisten Applikationen wurden zentral "gehostet", gewartet und betreut.

Im Rahmen der gruppenweiten Steueroptimierung und den internationalen rechtlichen Anforderungen musste die Verrechnung der IT Leistungen auf eine neue kalkulatorische Grundlage gestellt werden und für die "Transfer Pricing Policy" dokumentiert werden. Zudem stand die zentrale IT permanent im Wettbewerb mit externen Dienstleistern. Die Grundlagen für "Make-or-Buy"-Entscheidungen sollten verbessert werden.

Vorgehensweise:

Zunächst wurden die Leistungen strukturiert und in die Leistungseinheiten definiert. Dabei wurde ein breites Portfolio der Dienstleistungen aufgespannt. Dies reichte vom Betrieb/ Hosting aus dem Rechenzentrum, über die Lizensierung und Betreuung der externen Applikationen, die Entwicklung und Wartung der selbsterstellten Software, bis zum Einkauf, der Wartung und Verwaltung der Hardware (Server und Clients). Zusätzlich mussten auch noch zentral eingekaufte Handelsware und Projektleistungen abgerechnet werden.

Die Leistungen wurden als Kosten- und Ergebnisträger in SAP ERP angelegt. Danach wurden die internen Leistungsbeziehungen erhoben, die Verrechnungswege definiert und die internen Tarife kalkuliert.

Auf Basis durchgeführter Benchmarks wurden die Dienstleistungsverträge mit den Konzerngesellschaften überarbeitet. Die besondere Herausforderung lag in der Definition und Ausprägung der Service-Level-Agreements, die es in dieser Art zuvor im Unternehmen noch nicht gab.

Die Leistungen wurden über SAP SD erfasst und abgerechnet.

Ergebnis:

Mit dem Aufbau der Kostenträger- und Ergebnisrechnung wurden die Leistungen und deren Kosten transparent und konnten mit den Preisen externer Dienstleister verglichen werden. Mit der Definition der Produkte und Dienstleistungen wurden auch die Verantwortlichkeiten für die Leistungserbringung und das Kostencontrolling neu festgelegt. Dies hat neben einer besseren Kundenorientierung auch ein deutlich verstärktes Kostenbewusstsein erzeugt und geholfen, die IT-Kosten im Konzern zu senken.

Die Nutzung der Kostenträgerrechnung, des Projektmanagements und des Vertriebsmodules in SAP ERP waren Pilotprojekte für den Konzern und haben die Grundlage dafür gelegt, dass diese Komponenten auch nach und nach im Kerngeschäft zur Anwendung kommen.